25. maj 2018


Vinterbaderforeningen Morgenrødens dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Vinterbaderforeningen Morgenrøden er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personop-lysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Else-Kathrine Pedersen
Adresse: Hjortevej 25, 7100 Vejle
CVR: 38396056
Telefonnr.: 2991 0555
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Website: www.morgenrøden.dk


Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, ind-meldelsesdato, mobilnummer, fødselsdag og-år, e-mailadresse
  2. Oplysninger om ledere:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Kontaktoplysninger som adresse, indmeldelsesdato, mobilnummer, fødselsdag og -år og e-mailadresse
      • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer: foreningen tegnes af formand og kasserer.


Her indsamler vi oplysninger fra:

Vi får oplysningerne fra dig.


Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Administration af din relation til os
  2. Formål med behandling af oplysninger på ledere:
    • Håndtering af ledernes hverv og pligter i foreningen
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os


Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for at ledere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra DGI
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende


Facebook:

Medlemmer af Vinterbaderforeningen Morgenrøden har oprettet en lukket gruppe på Facebook: Morgenrøden – For medlemmer. Formålet med gruppen er, at medlemmerne kan kommunikere indbyrdes. Kontakt til bestyrelsen foregår via foreningens hjemmeside, hvorfor det ikke kan forventes, at bestyrelsen læser og besvarer opslag i den lukkede Facebookgruppe.


Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.


Videregivelse af dine personoplysninger

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller ulønnet leder

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.


Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.


Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.


Godkendt på bestyrelsesmøde den 16. maj 2018.